Деловая документация является неизменным спутником при любой коммерческой деятельности. Часто, она отходит на второй план, что может повлечь за собой возникновение неприятных ситуаций, а подчас и вовсе неумышленных проблем с законом.

Также ошибки могут быть вызваны тем, как организована работа вашего кадровика или целого всего отдела, занятого в этом вопросе.

Предприятия, в лице их руководства, которые только начинают свою деятельность всегда интересует, как предотвратить возможные проблемы в делопроизводстве, в чем должна помочь эта статья.

Частые ошибки и как их избежать

Первое, в чем может произойти ошибка, это подбор людей, которые занимаются кадрами. Эту должность должен занимать сотрудник, который уже имеет опыт работы. Молодых и перспективных работников в кадровый отдел стоит набирать только в том случае, если там уже есть человек, способный стать для них наставником.

При этом квалификация даже самого опытного кадровика должна регулярно повышаться. В этом помогут всевозможные курсы и семинары, а также специализированная литература. Сохранность кадровых документов — это пункт, которому мало уделяют внимания, что является грубой ошибкой. Документы в бумажном виде должны храниться в специальном помещении, быть систематизированы и упорядочены. Желательно создать электронную версию, которая послужит страховкой на случай непредвиденных ситуаций.

Специальными программами для кадрового учета вовсе не стоит пренебрегать. Особенно это актуально для предприятий с высокой текучестью кадров, которая приводит к увеличению объема документооборота.

Часто можно встретить проблемы, связанные с юридическим оформлением документов, созданием дополнительных соглашений, дисциплинарными взысканиями. При этом важно соблюсти букву закона, чтобы предприятие не было вовлечено в судовое разбирательство. Причиной этому зачастую становится форсирование сроков подготовки документов. Ускорение работы всегда сказывается на ее качестве, и кадровое делопроизводство в этом случае не исключение.

Для того, чтобы не сталкиваться с такими проблемами необходимо придерживаться нескольких правил. Во-первых, использовать современный подход и лучшее программное обеспечение. Второе — привлекать опытный персонал, причем это может быть сторонняя фирма. И последнее: проводить регулярные проверки. Ревизия, которая осуществляется самой компанией, застрахует на случай проверки со стороны государственных органов.